Criar e utilizar modelos de tarefas

Modelos guardam o conteúdo de atividades que se repetem: título, descrição, responsáveis, prioridade, destino, pontuação, prazos e subtarefas. Eles ajudam a preencher uma nova tarefa; a geração por calendário é configurada em tarefas recorrentes.

Criar um modelo

1. Acesse Tarefas.
2. Clique em Modelos e depois em Novo Modelo.
3. Preencha o título, com até 190 caracteres.
4. Confira os responsáveis pelo controle de responsáveis no início do formulário.
5. Use Editar descrição para registrar orientações de execução.
6. Escolha prioridade, pasta, quadro, coluna e etiquetas.
7. Configure pontos, contagem de dias e tempo estimado conforme a tabela abaixo.
8. Acrescente subtarefas quando a atividade tiver etapas próprias.
9. Revise e clique em Criar modelo.

Configurações do modelo

Campo	Como utilizar
Prioridade	Indique a prioridade que deve acompanhar o preenchimento da atividade.
Pasta, quadro e coluna	Selecione onde a atividade deve ser organizada.
Etiquetas	Defina classificações úteis para pesquisas e filtros.
Pontos	Informe a pontuação da atividade para a rotina de produtividade.
Dias para iniciar a contagem	Configure o intervalo relativo utilizado para o início da contagem. Confira as datas resultantes ao aplicar o modelo.
Dias para vencimento	Informe o intervalo relativo para o vencimento.
Somente dias úteis?	Selecione quando a contagem do modelo deve usar dias úteis.
Tempo estimado em minutos	Registre uma previsão de esforço; esse campo não representa horas já trabalhadas.
Criar TimeSheet?	Indique que deve haver apontamento de horas associado à atividade criada a partir do modelo.
Subtarefas	Inclua as etapas que precisam acompanhar a tarefa principal.

observação

Prazos relativos precisam ser conferidos quando o modelo é aplicado. Verifique as datas finais da tarefa e das subtarefas antes de salvar, especialmente quando houver prazo processual.

Aplicar o modelo

1. Abra o formulário de criação de tarefa.
2. Clique em Modelos.
3. Localize o modelo desejado e aplique-o.
4. Confira o conteúdo preenchido, os responsáveis e as datas.
5. Ajuste os vínculos específicos com processo, pessoa ou atendimento.
6. Clique em Criar tarefa ou Criar e fazer outra.

Localizar, editar e excluir

Em Tarefas → Modelos, use Buscar modelo.... O menu oferece ordenação pelo mais recente e, ao lado de cada modelo, os controles Editar modelo e Excluir modelo.

Para editar, localize o modelo, abra Editar modelo, ajuste os campos e salve. Para excluir, confira o título antes de usar Excluir modelo. Não use a exclusão do modelo como procedimento para remover tarefas já cadastradas.

Exemplo prático

Um modelo de Preparar protocolo pode trazer orientações e subtarefas de conferência dos anexos, revisão da peça e comprovante de protocolo. Ao aplicar o modelo, a equipe completa o processo correspondente e revisa as datas daquele caso.

Consulte também pastas, quadros e colunas e regras de pontuação.