Organizar tarefas em pastas, quadros e colunas

Uma pasta reúne quadros de um departamento ou área de trabalho. Um quadro organiza tarefas em colunas, que representam etapas do fluxo. O nome da coluna e suas regras são configuráveis.

Acessar um quadro

1. Abra Tarefas no menu lateral.
2. Clique em Quadros para abrir Pastas e Quadros.
3. Expanda a pasta desejada.
4. Selecione o quadro. O Kanban passa a mostrar suas colunas e tarefas.

Na relação de quadros, o ícone de estrela permite marcar um favorito. Os controles de reordenação de pastas e quadros permitem ajustar sua organização; os atalhos de produtividade abrem a consulta do respectivo contexto.

Criar uma pasta

1. Em Tarefas → Quadros, clique no controle Criar nova pasta, ao lado de Suas Pastas.
2. Na aba Informações, informe o nome e escolha a cor.
3. Clique em Próximo ou abra Responsáveis.
4. Pesquise e selecione as pessoas responsáveis pelo acesso à pasta. A tela informa que esses usuários poderão visualizar, editar e gerenciar seus quadros e tarefas.
5. Revise a seleção e clique em Criar.

Criar um quadro

1. Abra a pasta em Quadros.
2. Clique em Novo quadro.
3. Preencha Nome do quadro e Cor.
4. Avance para Responsáveis e confira a equipe que participará do quadro.
5. Conclua o cadastro pelo botão Criar.

Para alterar pastas e quadros existentes, abra o menu de opções do item em Pastas e Quadros. Confira o item selecionado antes de qualquer alteração de organização ou acesso.

Usar um modelo de organização pronto

1. Abra Tarefas → Quadros → Criar a partir de template.
2. Escolha um template simples ou avançado.
3. Confira a prévia: quantidade de quadros, colunas, estados e indicação de conclusão.
4. Clique em Usar este template para prosseguir com a criação.

O catálogo inclui opções como Prazos e Publicações, Audiências, Tarefas Administrativas e áreas de atuação. A prévia permite avaliar a estrutura antes de aplicá-la.

Um template de quadros organiza o fluxo. Um modelo de tarefa prepara o conteúdo de uma atividade.

Criar e configurar colunas

No Kanban do quadro, use Adicionar nova coluna. Para configurar uma coluna existente, clique no controle de configuração no seu cabeçalho.

Em Editar coluna → Informações, confira:

Opção	Efeito
Nome da coluna	Identifica a etapa no quadro.
Cor	Define a identificação visual da coluna.
Status de TimeSheet	Define o estado assumido pelos apontamentos de horas das tarefas nessa coluna: Pendente, Em andamento ou Concluído. A ajuda do campo orienta deixar em branco para o sistema derivar o estado.
Coluna de conclusão	Faz as tarefas dessa coluna serem contabilizadas como concluídas nas métricas e relatórios.
Arquivar itens ao entrar	Arquiva automaticamente tarefas movidas para a coluna.
Mover coluna	Abre a seleção de outro quadro ou pasta de destino.

Clique em Salvar para aplicar a configuração. A aba Histórico permite consultar alterações da coluna.

important

Dar à coluna o nome “Concluída” não substitui a conferência da opção Coluna de conclusão. Antes de ativar arquivamento automático, revise também a regra que bloqueia o arquivamento de tarefas não concluídas.

Exemplo de organização

Uma pasta Contencioso pode conter um quadro Prazos, com colunas Triagem, Em elaboração, Revisão e Protocolado. Marque como conclusão a etapa que representa efetivamente o término da atividade no escritório. Defina separadamente se a entrada nessa etapa também deve arquivar a tarefa.

Continue em gerenciar e filtrar tarefas ou criar uma tarefa.